Трудовой договор – основной документ, фиксирующий права и обязанности работника и работодателя. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) он заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В статье ниже мы подробно разберём, что представляет собой «экземпляр трудового договора», какие требования к его оформлению предъявляются законом и как правильно хранить оба документа.

Правовая основа оформления трудового договора

Нормативные положения, регулирующие порядок заключения и оформления трудового договора, находятся в Трудовом кодексе РФ:

• Статья 18 ТК РФ – обязательность письменной формы и двойного экземпляра.
• Статья 56 ТК РФ – определение трудового договора как соглашения между работником и работодателем.
• Статья 63 ТК РФ – порядок заключения договора, обязательные реквизиты.
• Статья 67 ТК РФ – требования к подписанию и хранению экземпляров.
• Статья 192 ТК РФ – последствия нарушения требований к оформлению.

Эти статьи образуют «правовую основу», без которой договор считается недействительным.

Что такое «экземпляр трудового договора»?

Термин «экземпляр» в данном контексте означает одну из двух идентичных копий договора, которые:

1. Составляются одновременно.
2. Подписываются обеими сторонами (работодателем и работником).
3. Имеют одинаковый набор страниц и приложений.
4. Хранятся у разных сторон: один – у работодателя, второй – у работника.

Каждая страница договора и всех приложений должна быть подписана (или проставлена печать) в соответствии с требованиями статьи 67 ТК РФ.

Сколько экземпляров и как их использовать?

• Два экземпляра – минимум, установленный законом.
• Один экземпляр передаётся работнику для личного архива и контроля исполнения условий.
• Второй экземпляр остаётся у работодателя в кадровом отделе (или у уполномоченного лица).
• Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу; ни один из них не считается «оригиналом», а оба являются оригинальными копиями.

Требования к оформлению каждого экземпляра

Оформление страниц

• Все страницы должны быть нумерованы последовательно (например, 1 из 5, 2 из 5 и т.д.).
• На каждой странице, где присутствуют подписи, должна стоять подпись работодателя (или печать организации) и работника.
• Если договор состоит из нескольких листов‑приложений (например, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка), они также подписываются.

Обязательные реквизиты (по статье 63 ТК РФ)

Содержание типового трудового договора

Ниже перечислены основные разделы, которые должны присутствовать в каждом экземпляре договора.

1. Вводная часть – наименование документа, дата заключения, место подписания.
2. Стороны договора – полные реквизиты работодателя и работника.
3. Предмет договора – описание должности, функции, подчинённость;
4. Условия оплаты труда – размер заработной платы, порядок выплаты, надбавки, премии.
5. Режим рабочего времени и отдыха – график, продолжительность, перерывы, порядок предоставления отпуска.
6. Срок действия договора – бессрочный, срочный (с указанием даты начала и окончания) или на испытательный срок.
7. Условия изменения и прекращения договора – порядок уведомления, основания для расторжения.
8. Ответственность сторон – дисциплинарные меры, компенсации.
9. Приложения – должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, согласие на обработку персональных данных.
10. Подписи и печати – завершающий блок.

Особенности оформления разных видов трудовых договоров

Бессрочный договор

Не имеет фиксированного срока окончания. Важно указать только дату начала работы.

Срочный договор

Содержит чётко определённые даты начала и окончания. По статье 69 ТК РФ допускается не более трёх продлений подряд, если суммарный срок не превышает пяти лет.

Договор на испытательный срок

Срок испытания не может превышать три месяца (шесть месяцев для руководителей). В договоре обязателен отдельный пункт с указанием целей и критериев оценки.

Гибкие формы занятости (удалёнка, гибкий график)

Требуется отдельный пункт, где фиксируются условия удалённой работы, порядок контроля выполнения задач и предоставления оборудования.

Хранение экземпляров договора

• Работодатель обязан хранить свой экземпляр в кадровом деле сотрудника в течение всего срока действия договора и не менее трёх лет после его прекращения (ст. 78 ТК РФ).
• Работник сохраняет свой экземпляр в личных документах. При проверке инспектором труда он обязан предоставить копию договора.
• Рекомендуется хранить договор в папке с защитой от влаги и делать скан-копию для электронного архива.

Последствия нарушения требований к оформлению

Если договор не соответствует требованиям ТК РФ (например, не подписан обеими сторонами, отсутствует один из обязательных реквизитов, страницы не пронумерованы), возможны следующие последствия:

• Договор может быть признан недействительным (ст. 192 ТК РФ).
• Работодатель может получить штраф за нарушение трудового законодательства (по статье 5.27 КоАП РФ).
• Работник теряет возможность доказать наличие трудовых отношений в суде.
• В случае проверки инспектором труда могут быть наложены административные меры и предписания о дооформлении документа.

Практические рекомендации при оформлении экземпляров

1. Используйте проверенный шаблон – многие профсоюзы и юридические компании публикуют образцы договоров, соответствующие последним изменениям ТК РФ.
2. Проверьте наличие всех реквизитов перед подписью. Список из пункта 4.2 удобно распечатать и использовать как чек‑лист.
3. Подпишите каждую страницу – это подтверждает согласие сторон со всем содержимым.
4. Поставьте печать организации (если она предусмотрена уставом) рядом с подписью работодателя.
5. Сделайте электронную копию и храните её в защищённом облачном хранилище – это упростит доступ в случае утери бумажного экземпляра.
6. Проведите юридическую проверку при изменении условий (повышение оклада, перевод в другой отдел) – в таком случае оформляется дополнительное соглашение, которое также подписывается в двух экземплярах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде?

Да, с 2024 года в России допускается электронная форма договора, если обе стороны используют квалифицированную электронную подпись. Однако в большинстве практических случаев работодатели продолжают использовать бумажный вариант в двух экземплярах.

Что делать, если один из экземпляров утерян?

Необходимо составить дубликат договора, подписать его обеими сторонами и оформить соответствующее заявление о потере оригинала. Дубликат считается действительным, если в нём указаны все реквизиты и подписи.

Нужно ли подписывать каждую страницу, если договор состоит из одного листа?

Да, подпись (или печать) должна стоять на каждой странице, включая листы приложений. Это требование статьи 67 ТК РФ.

Как оформить договор с иностранным гражданином?

Требования к форме и количеству экземпляров те же, но необходимо добавить пункт о правовом статусе работника (виза, разрешение на работу) и указать язык, на котором составлен договор (обычно русский + оригинал на языке работника).

Трудовой договор – фундаментальный документ, регулирующий трудовые отношения. Экземпляр трудового договора – это одна из двух обязательных копий, каждая из которых должна полностью соответствовать требованиям ТК РФ. Правильное оформление, подпись, нумерация страниц и надлежащая система хранения позволяют избежать юридических рисков как для работодателя, так и для работника.

Помните: чёткое соблюдение требований закона – залог надёжных и безопасных трудовых отношений.

Дата актуализации: