Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 22:51:53 ().

Что такое архивная справка?

Архивная справка – это официальный документ‚ выдаваемый архивным подразделением организации (или государственным архивом) по запросу физического или юридического лица. В справке содержатся сведения‚ подтверждающие наличие определённых документов в архивном фонде‚ их реквизиты‚ содержание (в пределах‚ допустимых для раскрытия) и иные факты‚ необходимые для подтверждения прав‚ обязанностей или юридически значимых обстоятельств.

Архивная справка отличается от обычной справки тем‚ что её основой служат архивные документы‚ находящиеся на постоянном или длительном хранении‚ а оформление производится в соответствии с нормативными актами‚ регулирующими делопроизводство и архивное дело (ГОСТ Р 51141‑98‚ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ приказы Минкультуры России и др.).

Нормативная база

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от ).
ГОСТ Р 51141‑98 «Документы. Архивные справки. Общие технические условия».
Приказ Министерства культуры РФ № 948 от «Об утверждении Инструкции по оформлению архивной справки».
Внутренние нормативные акты организации: Положение об архиве‚ Инструкция по делопроизводству‚ Регламент работы архивного подразделения.

Виды архивных справок

В зависимости от цели выдачи и содержания справки выделяют несколько основных видов:

Справка о трудовом стаже – подтверждает периоды работы в организации‚ должности‚ основания приёма и увольнения.
Справка о наличии документа – указывает‚ что в архивном фонде имеется дело с конкретным номером‚ датой и содержанием (например‚ приказ‚ договор‚ акт).
Справка о семейном положении – содержит сведения из личных дел сотрудников (брак‚ рождение детей‚ изменение фамилии).
Справка о наградах и поощрениях – подтверждает факт получения благодарностей‚ грамот‚ премий и т.д.
Справка об отсутствии судимости (в случае‚ если такие сведения хранятся в архиве организации).
Справка о проведении экспертизы ценности – указывает‚ что дело прошло экспертизу и имеет определённый срок хранения.

Порядок оформления архивной справки

Приём запроса

Запрос может подаваться:

в письменной форме (заявление на имя руководителя архивного подразделения);
в электронном виде через систему электронного документооборота (СЭД);
устно с последующим оформлением заявления сотрудником архива.

Проверка наличия документов

Архивариус:

устанавливает‚ относится ли запрашиваемый документ к постоянному или временному хранению;
выполняет поиск по описям‚ карточкам‚ электронному каталогу;
фиксирует реквизиты дела (номер фонда‚ номер описи‚ номер дела‚ дата).

Составление справки

Справка оформляется на бланке организации и содержит следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;
наименование документа – «Архивная справка»;
дата и номер справки;
данные заявителя (Ф.И.О.‚ должность‚ подразделение‚ цель запроса);
ссылка на источник информации (номер архивного фонда‚ описи‚ дела‚ лист);
сам текст справки (констатирующий факт наличия/отсутствия документа и его содержание в допустимом объёме);
подпись уполномоченного сотрудника архива (начальник отдела делопроизводства‚ архивариус) и печать организации;
при необходимости – примечание о конфиденциальности или ограничениях предоставления сведений.

Регистрация и выдача

После подписи справка регистрируется в журнале учёта выданных справок (или в электронном журнале СЭД). Выдача производится лично под расписку либо направляется почтой/электронной почтой с подтверждением получения.

Пример оформления архивной справки (образец)

Наименование организации
Архивная справка
Кому: Петрову Б.И.‚ ул. Жуковского‚ 105/2‚ кв. 5‚ г. Новосибирск‚ 630082
Цель выдачи: подтверждение трудового стажа для подачи заявления на пенсию.


Согласно данным архивного фонда № 310‚ описи 12‚ дела № 45 (лист 3)‚ в организации с по работал Петров Б.И.‚ занимая должность ведущего инженера отдела конструкторского проектирования. Приказ о приёме № 150 от ‚ приказ об увольнении № 210 от .

Подпись: ______________________ И.О. Фамилия
М.П.

Примечание: в реальном документе вместо тега pre используется обычный абзац с выравниванием по левому краю‚ а жирный шрифт выделяется тегом .

Особенности работы с архивными справками в кадровой службе

Запросы о трудовом стаже составляют большую часть обращений; поэтому рекомендуется завести шаблон справки о работе‚ который можно быстро заполнять‚ меняя только персональные данные и периоды.
При работе с личными делами необходимо соблюдать требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных» – предоставлять только те сведения‚ которые не нарушают конфиденциальность.
Для ускорения процесса полезно вести электронный реестр архивных справок с возможностью поиска по Ф.И.О;‚ номеру дела и дате выдачи.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение правил составления архивной справки может повлечь:

административную ответственность должностных лиц (штрафы в соответствии с КоАП РФ);
дисциплинарные взыскания (выговор‚ замечание‚ увольнение) за непредоставление или предоставление заведомо ложных сведений;
Civil‑иски от заявителей в случае причинения ущерба из‑за недостоверной справки;