В России с 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь работник может вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде. Однако для корректного оформления записи о приёме на работу необходимо, чтобы сотрудник подал заявление о выборе варианта трудовой книжки. Что происходит, если заявление не было подано? Как работодателю и сотруднику действовать в такой ситуации? Ответы на эти вопросы разберём ниже.

Что такое заявление о выборе трудовой книжки?

Заявление о выборе трудовой книжки – это документ, в котором работник указывает, какой из двух вариантов он предпочитает: бумажную трудовую книжку (БТК) или электронную трудовую книжку (ЭТК). В заявлении также указывается дата начала работы и согласие с условиями хранения данных.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1070 от и Постановлению Минтруда РФ № 104 от , заявление должно быть оформлено в письменной форме и подписано работником. Оно подаётся в отдел кадров работодателя, который в дальнейшем регистрирует выбор в системе «Социальный фонд».

Почему заявление обязателен?

• Он гарантирует, что работник осведомлён о своих правах и обязанностях в отношении трудовой книжки.
• Он обеспечивает корректную регистрацию стажа и начисление заработной платы.
• Он защищает работодателя от юридических рисков, связанных с неправильным хранением данных.

Что происходит, если заявление не подано?

Если сотрудник не подал заявление о выборе трудовой книжки, но начал работу, то в системе «Социальный фонд» автоматически создаётся запись о приёме с указанием, что выбор не был сделан. В таком случае применяются правила, предусмотренные законодательством о совместном использовании бумажной и электронной трудовой книжки.

Одновременное применение БТК и ЭТК

Согласно пункту 5 статьи 7 Федерального закона «О трудовых книжках» (с изменениями), если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то:

1. В течение 30 дней с даты начала работы работник может самостоятельно выбрать вариант.
2. Если он не сделает выбор, то в течение 90 дней работодатель обязан предоставить ему бумажную трудовую книжку.
3. В течение 180 дней с даты начала работы работник может отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную.

Таким образом, отсутствие заявления не приводит к автоматическому отказу от одного из вариантов, но создаёт дополнительные обязательства для работодателя.

Юридические риски

• Неправильная регистрация стажа может привести к ошибкам в расчёте пенсионных прав.
• Отсутствие записи о выборе может вызвать споры при проверке инспекцией труда.
• Работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение требований к ведению трудовой книжки.

Как работодателю действовать в случае отсутствия заявления?

1. Проверьте наличие записи в системе «Социальный фонд». Если запись отсутствует, создайте её вручную, указав дату начала работы и статус «не выбран».
2. Обратитесь к сотруднику. Спросите, какой вариант он предпочитает. Предоставьте ему шаблон заявления и объясните, как его заполнить.
3. Соблюдайте сроки; Убедитесь, что сотрудник сделал выбор в пределах 30 дней (если он не сделал выбор, предоставьте бумажную трудовую книжку в течение 90 дней).
4. Обновите запись в системе. После получения заявления обновите статус в «Социальном фонде» и в внутренней базе данных.
5. Сохраняйте копии. Храните бумажный экземпляр заявления в личном деле сотрудника и электронный – в системе.

Как сотруднику действовать, если он не подал заявление?

1. Свяжитесь с отделом кадров. Уточните, какой вариант трудовой книжки вам доступен.
2. Выберите вариант. Если вы не хотите бумажной трудовой книжки, заполните заявление об отказе от БТК и о переходе на ЭТК.
3. Подтвердите согласие. Подпишите заявление и сдайте его в отдел кадров.
4. Проверьте запись. Убедитесь, что в системе «Социальный фонд» отражается ваш выбор.
5. Сохраняйте копию. Сохраните копию заявления для личных записей.

Что делать, если вы уже получили бумажную трудовую книжку, но хотите перейти на электронную?

Вы можете подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и о переходе на электронную. Важно помнить, что:

• Сроки: вы можете сделать это в течение 180 дней с даты начала работы.
• После подачи заявления работодатель обязан удалить бумажную запись и перевести все данные в электронную систему.
• Если вы не подадите заявление в срок, вы останетесь в статусе «не выбран» и будете обязаны хранить бумажную трудовую книжку.

Практические рекомендации

• Для работодателя: Внедрите автоматическое напоминание сотрудникам о необходимости заполнить заявление в течение 7 дней после приёма.
• Для сотрудника: Не откладывайте выбор. Чем раньше вы определитесь, тем меньше рисков.
• Проверьте, что в вашем личном деле нет дублирующих записей о приёме.
• Если возникнут вопросы, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Наличие заявления о выборе трудовой книжки – это не просто формальность, а важный юридический документ, который защищает права как работодателя, так и сотрудника. Если вы не подали заявление, не волнуйтесь: существуют чёткие правила перехода и сроки, которые позволяют исправить ситуацию. Главное – действовать своевременно и в соответствии с законодательством.

Помните, что в России с 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь вы можете выбрать наиболее удобный для себя вариант, но не забывайте оформлять все необходимые документы.