Ведение бухгалтерского и налогового учета при работе с физическими лицами имеет ряд существенных особенностей. Одна из главных специфик заключается в том, что граждане (физлица) не являются плательщиками НДС и не имеют права на вычет этого налога. Следовательно, выставлять им счета-фактуры абсолютно бессмысленно. Именно поэтому при реализации товаров, работ или услуг в адрес населения вместо счета-фактуры применяется бухгалтерская справка (или справка-расчет). Это простой с виду документ, но с большими возможностями, которому не все бухгалтеры уделяют должное внимание.
Зачем нужна бухгалтерская справка при работе с физлицами?
По общему правилу налогового учета, счет-фактура, это основной документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявляемого продавцом НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ). Он выставляется в двух экземплярах (для продавца и покупателя) на бумаге или в электронном виде в течение пяти календарных дней с даты отгрузки или оказания услуги.
Однако в адрес физических лиц счета-фактуры не выставляются. Физлицу этот документ не нужен, а для организации или ИП он становится лишней бюрократической нагрузкой. Тем не менее, продавец обязан начислить НДС с реализованных услуг и уплатить его в бюджет. Для корректного отражения этих операций в налоговом учете и используется бухгалтерская справка по НДС.
Что заменяет справка и как она работает?
Бухгалтерская справка выполняет функцию сводного расчетного документа. Она заменяет собой счет-фактуру исключительно для внутренних целей организации и для целей формирования книги продаж и декларации по НДС.
При реализации услуг физлицам вместо счета-фактуры нужно составлять справку-расчет, на основании которой:
- Рассчитывается общая сумма налога, подлежащая уплате в бюджет за определенный период (например, за месяц или квартал).
- Формируються записи в книге продаж.
- Заполняется налоговая декларация по НДС.
Регистрация в книге продаж и декларации
Именно на основании бухгалтерской справки (или кассового чека с выделенным НДС) продавец регистрирует операции в книге продаж при реализации в адрес физлиц.
При заполнении налоговой отчетности доходы от оказания услуг населению (физическим лицам) необходимо отразить в декларации по НДС по строкам 010-020 раздела 3. Без корректно составленной справки-расчета сделать это будет затруднительно, так как именно она служит документальным подтверждением начисления налога по операциям, не требующим выставления счетов-фактур.
Важно:
Как было отмечено, именно кассовый чек продавец может зарегистрировать в книге продаж при реализации в адрес физлиц. Если контрольно-кассовая техника формирует чеки с выделенной строкой НДС, то на основании этих чеков (сводных за период) также можно формировать книгу продаж. Бухгалтерская справка в таком случае обобщает данные чеков.
Обязательные реквизиты документа
Хотя строгой унифицированной формы бухгалтерской справки по НДС для физлиц законодательством не предусмотрено, она должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу. К ним относяться:
- Наименование документа — «Бухгалтерская справка» или «Справка-расчет по НДС».
- Дата составления документа — как правило, это последнее число налогового периода (квартала), за который начисляется налог.
- Наименование организации или ИП — продавца услуг.
- Суть хозяйственной операции — описание того, что производится расчет НДС по услугам, оказанным физическим лицам за определенный период.
- Стоимость оказанных услуг — общая сумма выручки от реализации услуг населению.
- Ставка налога, обычно 20% или 10% (в зависимости от вида услуг).
- Сумма исчисленного НДС — результат расчета.
- Подпись ответственного лица — главного бухгалтера или иного сотрудника, имеющего право подписи налоговых документов.
Международный аспект (ЕАЭС)
Стоит отметить нюанс, если услуги оказываются физическим лицам — резидентам стран ЕАЭС. Согласно пункту 28 Протокола о порядке взимания косвенных налогов, взимание налогов при выполнении работ, оказании услуг осуществляется в государстве-члене, территория которого признается местом реализации этих работ, услуг (за исключением отдельных категорий). Этот момент также должен учитываться при составлении справки, если организация работает с иностранными клиентами.
Пример заполнения бухгалтерской справки
Для наглядности приведем примерную структуру документа:
Образец структуры справки-расчета:
ООО «Пример»
Бухгалтерская справка № 45
от 31 марта 2026 г.
Расчет НДС по услугам, оказанным физическим лицам за I квартал 2026 года
В соответствии с п. 3 ст. 169 НК РФ, при реализации услуг физическим лицам, не являющимся плательщиками НДС, счета-фактуры не выставляются. Настоящая справка составлена для целей начисления НДС и отражения операций в книге продаж.
Общая стоимость оказанных услуг населению (с учетом НДС): 1 200 000 руб.
Налоговая база (без НДС): 1 000 000 руб.
Ставка НДС: 20%
Сумма исчисленного НДС: 200 000 руб.
Сумма НДС в размере 200 000 (двести тысяч) рублей подлежит отражению в книге продаж и включению в декларацию по НДС за I квартал 2026 года (раздел 3, строки 010-020).
Главный бухгалтер _________ /Иванова И.И./
Бухгалтерская справка по НДС при оказании услуг физическим лицам — это не просто формальность, а важнейший инструмент налогового учета. Она избавляет компанию от необходимости оформлять бесполезные для граждан счета-фактуры, при этом позволяя корректно начислить налог, заполнить книгу продаж и сдать достоверную декларацию. Главное, соблюдать регулярность ее составления (ежеквартально) и наличие всех необходимых реквизитов.