Управление договорами – критически важный процесс для любой организации, заключающей контракты. Эффективное управление договорами позволяет снизить риски, оптимизировать затраты и обеспечить соблюдение условий соглашений. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое блок управления договорами, его функциональность, преимущества и популярные решения на рынке.

Что такое блок управления договорами?

Блок управления договорами (Contract Lifecycle Management, CLM) – это комплексный подход к управлению договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Он охватывает все этапы, начиная от создания и согласования договора, заканчивая исполнением и архивированием. В основе CLM лежит автоматизация процессов, централизация информации и обеспечение прозрачности.

Согласно концепции системы управления проектной деятельностью ООО Olimps на базе Lotsia PDM PLUS, договор – это объект, создаваемый на основании тендера (при его наличии) или без него, который содержит полный пакет документов дела договора, включает некоторые экономические показатели и связан с заданиями в отделы для контроля трудозатрат всего контракта.

Основные функции блока управления договорами

Современные системы управления договорами предлагают широкий спектр функций, включая:

• Создание и хранение договоров: Централизованное хранилище всех договоров, с возможностью загрузки и организации документов.
• Автоматизация согласования: Ускорение процесса согласования договоров с помощью автоматических уведомлений и маршрутизации.
• Управление версиями: Отслеживание всех изменений в договоре и сохранение предыдущих версий.
• Управление рисками: Идентификация и оценка рисков, связанных с договорами.
• Управление сроками: Автоматическое напоминание о важных датах, таких как сроки оплаты, продления и истечения срока действия;
• Отчетность и аналитика: Генерация отчетов о состоянии договоров, ключевых показателях эффективности и рисках.
• Интеграция с другими системами: Интеграция с ERP, CRM и другими бизнес-системами.
• Автоматическое создание счетов и закрывающих документов: Система сама будет автоматически создавать счета и закрывающие документы в конце каждого цикла.

Преимущества использования блока управления договорами

Внедрение системы управления договорами приносит значительные преимущества организации:

• Снижение рисков: Минимизация рисков, связанных с несоблюдением условий договоров.
• Оптимизация затрат: Сокращение затрат на юридические услуги и административные расходы.
• Повышение эффективности: Ускорение процессов согласования и исполнения договоров.
• Улучшение прозрачности: Обеспечение прозрачности всех этапов работы с договорами.
• Централизация информации: Создание единого источника информации о всех договорах.
• Улучшение контроля: Повышение контроля над исполнением условий договоров.

Популярные решения на рынке

На рынке представлено множество систем управления договорами, среди которых:

• 1С:Управление холдингом: Подсистема Управление договорами предназначена для учета коммерческих договоров, с возможностью хранения вариантов и этапов договора.
• Docsvision: Система позволяет учесть правки всех участников процесса согласования и отразить их в итоговом документе.
• EnDocs: Цифровой инструмент, обеспечивающий сквозную автоматизацию контрактной деятельности: от формирования черновика до фиксации выполнения условий.
• Flexbby: Автоматизированные системы позволяют контролировать весь процесс создания и исполнения договора, и делают его полностью прозрачным.
• Norbit SRM: Система управления договорами обеспечивает контроль за всеми этапами работы с соглашениями, от заключения до согласования и исполнения всех обязательств.
• NBT СКД: Информационная система управления договорами на базе no-code платформы NBT призвана автоматизировать документооборот и улучшить процесс.
• 1Форма (КСК): Автоматизация договорного блока является неотъемлемой частью любого внедрения ПП 1форма.

Выбор системы управления договорами

Выбор системы управления договорами – это ответственный шаг, который требует тщательного анализа потребностей организации. При выборе системы необходимо учитывать:

• Размер и сложность организации.
• Типы договоров, которые заключает организация.
• Бюджет.
• Необходимость интеграции с другими системами.

Блок управления договорами – это мощный инструмент, который позволяет организациям эффективно управлять контрактами, снижать риски и оптимизировать затраты. Внедрение системы управления договорами – это не просто установка программного обеспечения, а комплексный проект по изменению бизнес-процессов.