Авансовый счёт‑фактура – это налоговый документ, который продавец (исполнитель) обязуется оформить при получении от покупателя предоплаты (аванса) за товары, работы, услуги или имущественные права, облагаемые НДС. Документ фиксирует сумму полученного аванса, начисленный НДС и служит основанием для последующего вычета НДС покупателем.

Что такое авансовый счёт‑фактура?

• Это счёт‑фактура, в котором в графе 5 указывается «аванс», а в графе 9 – полная сумма предоплаты.
• Оформляется только один раз – в момент получения аванса. При окончательной отгрузке (оказании услуги) оформляется обычный счёт‑фактура, где в графе 26 указываются остаток и/или итоговая сумма.
• Документ имеет юридическую силу и подлежит регистрации в системе электронных документов (ЭДО) в соответствии с ФЗ‑54.

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу авансового счёта‑фактуры:

1. Налоговый кодекс РФ (ст. 169‑170) – порядок начисления и уплаты НДС.
2. Федеральный закон № 54‑ФЗ «О применении контрольно‑кассовой техники» – требования к оформлению и передаче электронных документов.
3. Постановление ФНС России от  № ММ‑В‑5‑2025 (обновлённые формы счёта‑фактуры, книги покупок и продаж, вступившие в силу с 1 января 2026 г.)
4. Приказ ФНС России от  № ММ‑Э‑2‑2026 «Сроки и порядок выставления авансовых счётов‑фактур».

Связь с договором

Авансовый счёт‑фактура оформляется в соответствии с условиями договора. Важно, чтобы в договоре были чётко прописаны:

• Сумма предоплаты (аванса) и порядок её внесения.
• Момент перехода права собственности на товар (или начало выполнения работ). Именно в момент перехода права собственности товар должен быть поставлен на учёт в налоговых органах.
• Указание, что аванс подлежит оплате НДС, если сделка облагается налогом.

Если в договоре указано, что право собственности переходит только после полной оплаты, то авансовый счёт‑фактура всё равно обязателен – налоговый учёт начинается с момента получения предоплаты.

Когда обязателен авансовый счёт‑фактура?

Счёт‑фактуру на аванс необходимо оформить, если выполнены все три условия:

1. Товар (работа, услуга) будет поставлен (оказан) в налогооблагаемых операциях (т.е. подлежит НДС).
2. Получена предоплата (аванс) от покупателя.
3. Счёт‑фактура на аванс выставлена продавцом (не покупателем).

Исключения:

• Если аванс получен в рамках одного договора одновременно с частичным погашением задолженности по предыдущей поставке, авансовый счёт‑фактура оформляется только на часть, относящуюся к новому авансу.
• Для бюджетных организаций в некоторых случаях допускается оформление авансового счёта‑фактуры в течение пяти календарных дней со дня получения аванса, но не позже установленного срока в договоре.

Сроки и порядок выставления

• Счёт‑фактура на аванс должна быть выставлена не позднее пяти календарных дней со дня получения предоплаты.
• Если пятый день выпадает на выходной или праздничный, документ оформляется в первый рабочий день после этой даты.
• С 1 января 2026 г. ФНС рекомендует использовать обновлённые электронные формы (XML‑формат) и регистрировать документ в системе ЭДО в течение того же дня.
• В случае, когда аванс получен в одном налоговом периоде, а счёт‑фактура выставлен в следующем, необходимо подать уточнённую декларацию по НДС за период получения аванса.

Порядок заполнения авансового счёта‑фактуры

Ниже – типовые реквизиты, которые обязаны быть заполнены в соответствии с формой 4‑КФ (обновлённая версия 2026 г.)

Важно: в графе 5 указывается только сумма аванса без НДС, а в графе 9 – полная сумма, включающая НДС. Ошибки в этих полях не являются основанием для отказа в вычете НДС, но могут привести к доначислению и штрафам.

Учёт в книге покупок и продаж

После получения аванса продавец вносит запись в книгу продаж:

• Дата получения аванса.
• Сумма аванса без НДС и начисленный НДС.
• Номер авансового счёта‑фактуры.

Покупатель в свою очередь фиксирует аванс в книге покупок и имеет право на вычет НДС в том же налоговом периоде, в котором получен аванс (при условии, что документ получен и зарегистрирован).

НДС на аванс

Налоговая база по НДС формируется в момент получения предоплаты. Поэтому:

1. НДС, начисленный на аванс, включается в налоговую декларацию за тот квартал, в котором получен аванс, даже если фактическая отгрузка произойдёт позже.
2. Покупатель может потребовать вычет НДС в том же квартале, если авансовый счёт‑фактура был получен и зарегистрирован.
3. Если авансовый счёт‑фактура выставлен позже (например, во втором квартале), налогоплательщик обязан подать уточнённую декларацию за первый квартал.

Ошибки и последствия

Наиболее типичные ошибки:

• Не указана сумма в графе 5 (оставлена пустой) – может привести к задержке вычета НДС.
• Заполнена только часть реквизитов (например, без указания банковских реквизитов) – документ может быть признан недействительным.
• Счёт‑фактура оформлена позже 5‑ти дней – штраф за несвоевременное оформление (до 5 % от суммы НДС).
• Отсутствие ссылки на договор (номер и дата) – усложняет проверку в налоговой.

Последствия:

• Доначисление НДС, пени и штрафы.
• Отказ в вычете НДС у покупателя, что может привести к конфликту между сторонами.
• Повышенный риск налоговой проверки.

<table>
 <tr><th>Поле</th><th>Содержание</th></tr>
 <tr><td>1. Наименование документа</td><td>Авансовый счёт‑фактура</td></tr>
 <tr><td>1а. Наименование товара (работ, услуг)</td><td>Товар «Сталь‑С12», работа «Монтаж оборудования»</td></tr>
 <tr><td>2. Дата составления</td><td></td></tr>
 <tr><td>3. Номер документа</td><td>А/2026/00123</td></tr>
 <tr><td>5. Сумма аванса (без НДС)</td><td>1 000 000 ₽</td></tr>
 <tr><td>6. Ставка НДС</td><td>20 %</td></tr>
 <tr><td>7. Сумма НДС</td><td>200 000 ₽</td></tr>
 <tr><td>9. Сумма с НДС</td><td>1 200 000 ₽</td></tr>
 <tr><td>10. Платёжные реквизиты</td><td>Банк «Сбербанк», р/с 40702###-###-####2345</td></tr>
</table>

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не выставлять авансовый счёт‑фактуру? – Теоретически да, если обе стороны договорились, но в этом случае налоговые органы могут признать операцию недокументированной, что приведёт к штрафам.
• Кто обязан подписывать авансовый счёт‑фактуру? – Подписывают те же лица, что и обычный счёт‑фактуру (директор, главный бухгалтер или их уполномоченные представители).
• Как отразить аванс в 1С:Бухгалтерия предприятия? – При получении аванса в модуле «Договоры» указывается ссылка на договор, система автоматически подставит наименование из договора в поле 1а и сформирует авансовый счёт‑фактуру.
• Что делать, если аванс получен в конце квартала, а счёт‑фактуру успели оформить только в следующем квартале? – Необходимо подать уточнённую декларацию по НДС за первый квартал и указать в ней авансовый НДС.

Авансовый счёт‑фактура – важный элемент налогового и бухгалтерского учёта при предоплате. Правильное оформление, своевременная регистрация и точное отражение в договорах позволяют избежать налоговых рисков, обеспечить вычет НДС у покупателя и поддерживать прозрачные деловые отношения.

Помните: соблюдение сроков (не более 5 календарных дней), корректное заполнение реквизитов и привязка к договору – ключ к безупречной налоговой отчётности.