В современном бизнес‑окружении аренда имущества у частных лиц становится всё более распространённой практикой. При этом важно не только правильно оформить договор, но и корректно отразить операции в бухгалтерском учёте, удержать налоги и предоставить необходимую отчетность. Ниже разберём ключевые моменты, которые помогут избежать ошибок.
Что такое договор аренды с физическим лицом?
Договор аренды – это гражданско‑правовой договор, по которому арендодатель (физическое лицо) предоставляет арендатору (юридическое лицо, ИП) имущество в пользование за плату и срок. В соответствии со статьёй 651 Гражданского кодекса РФ договор должен быть заключён в письменной форме, если не предусмотрено иное.
Правовые основы и особенности
- Физическое лицо должно являться собственником арендуемого имущества.
- Срок аренды может быть как краткосрочным, так и бессрочным.
- В договоре обязательно указать: предмет аренды, адрес, площадь, кадастровый номер, размер арендной платы и порядок её расчёта.
- При сдаче в субаренду третьим лицам физическое лицо должно иметь соответствующее право (например, в случае аренды помещения у другого собственника);
Налоговые обязательства
При выплате арендной платы физическому лицу юридическое лицо выступает налоговым агентом по НДФЛ. Это означает, что:
- Налог удерживается из суммы арендной платы.
- Удержанный налог перечисляется в бюджет.
- Физическое лицо получает чистую сумму после удержания.
Ставка НДФЛ для физических лиц, получающих доходы от аренды, составляет 13 % (стандартная ставка). В случае, если арендодатель является налоговым резидентом другой страны, возможны иные правила (соглашения об избежании двойного налогообложения).
Удержание НДФЛ: как правильно?
При расчёте арендной платы:
- Определяем сумму арендной платы за период.
- Умножаем её на 13 % – получаем сумму НДФЛ.
- Удерживаем эту сумму из платежа.
- Перечисляем удержанный налог в бюджет в течение 10 календарных дней с момента выплаты.
Если арендодатель – физическое лицо, но получает доходы от аренды более 5 000 ₽ в месяц, он обязан самостоятельно подавать декларацию по НДФЛ, но при этом юридическое лицо уже удержало налог.
Проводки в бухгалтерии
Ниже приведены типовые проводки, которые применяются в 1С:Бухгалтерия и в ручном учёте. Важно помнить, что конкретные счета могут отличаться в зависимости от используемой схемы счёта.
При расчёте арендной платы за период
| Счет дебет | Счет кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 26 (расходы по аренде) | 76.10 (расчёты с поставщиками) | Сумма арендной платы | Оплата аренды |
Удержание НДФЛ
| Счет дебет | Счет кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 76.10 (расчёты с поставщиками) | 26.10 (расчёты с налоговыми органами) | Сумма НДФЛ | Удержание НДФЛ |
Перечисление НДФЛ в бюджет
| Счет дебет | Счет кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 26.10 (расчёты с налоговыми органами) | 51 (расчётный счет) | Сумма НДФЛ | Перечисление налога |
Пример проводок в 1С
В 1С:Бухгалтерия при создании операции «Аренда имущества у физического лица» обычно открывается табличная часть. В каждой строке указываются:
- Счет дебет (например, 26.20 – расходы по аренде).
- Счет кредит (например, 76.10 – расчёты с поставщиками).
- Сумма арендной платы.
- Сумма удержанного НДФЛ (если применимо).
После сохранения операции система автоматически формирует необходимые проводки.
Отчетность
- Юридическое лицо обязан подать в налоговую декларацию по НДФЛ за физическое лицо (если доход превышает 5 000 ₽ в месяц).
- При сдаче в аренду недвижимости необходимо оформить справку о доходах (форма 3-НДФЛ).
- При сдаче в аренду коммерческой недвижимости и наличии договора аренды с упрощённым порядком учёта (ФСБУ 25/2018) расходы признаются ежемесячно независимо от фактической выплаты.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли платить НДФЛ отдельно каждому физическому лицу? Да, если арендодатель – несколько физических лиц, удержание НДФЛ производится по каждому из них отдельно.
- Какой суммой должна быть оплата? Оплата должна быть произведена в единой сумме, включающей арендную плату и удержанный НДФЛ, но фактически перечисляется чистая сумма после удержания.
- Можно ли сдавать имущество в субаренду? Да, но только если физическое лицо имеет право сдавать его в субаренду (например, арендует у другого собственника).
- Что делать, если арендодатель – ИП? В этом случае ИП сам становится налоговым агентом и удерживает НДФЛ с арендной платы, а юридическое лицо просто выплачивает арендную плату ИП.
Договор аренды с физическим лицом требует внимательного подхода к юридическим, налоговым и бухгалтерским аспектам. Ключевые моменты:
- Правильное оформление договора (с указанием всех обязательных реквизитов).
- Удержание и перечисление НДФЛ в бюджет.
- Корректные проводки в бухгалтерии (с учётом всех счетов).
- Своевременная сдача отчётности и деклараций.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать штрафов, налоговых проверок и ошибок в учёте.