Акты по проверкам трудовых договоров – это официальные документы, фиксирующие результаты проверок, проводимых различными контролирующими органами (ФНС, Роструд, инспекции по труду, прокуратура и др.). Такие акты служат доказательной базой при установлении факта наличия (или отсутствия) трудовых отношений, а также при выявлении нарушений трудового законодательства.
Содержание статьи
- Что такое акт проверки трудового договора
- Правовая база
- Кто имеет право проводить проверку
- Порядок проведения проверки
- Какие документы запрашивают
- Структура акта проверки
- Последствия выявленных нарушений
- Рекомендации работодателям
- Часто задаваемые вопросы
Что такое акт проверки трудового договора
Акт – это письменный документ, в котором фиксируются:
- цель и основания проверки;
- перечень проверяемых документов (трудовой договор, трудовая книжка, расчётные листки и др.);
- результаты анализа наличия трудовых признаков в договоре;
- выводы о правомерности заключения договора;
- рекомендации и предписания (если нарушения обнаружены).
Акт подписывается проверяющим сотрудником и, как правило, передаётся в копии работодателю и сотруднику, чьи отношения проверяются.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок составления актов по проверкам трудовых договоров:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 62‑66 (трудовой договор), 311‑317 (контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства).
- Налоговый кодекс РФ – часть 2, глава 27 (контроль за правильностью расчётов и уплаты налогов, в т.ч; в рамках проверки трудовых отношений).
- Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании» – порядок подтверждения факта трудовых отношений.
- Приказы ФНС России (например, приказ № ММВ‑7‑9/1125@ от ) – регламентируют запрос трудовых договоров в рамках налоговых проверок.
- Приказ Роструда № 5н от – о создании онлайн‑сервиса проверки трудовых договоров.
Судебная практика (решения Конституционного суда РФ, постановления Пленума Верховного Суда) также формирует требования к содержанию актов и к процедурам их составления.
Кто имеет право проводить проверку
| Орган | Основания для проверки | Тип проверяемых договоров |
|---|---|---|
| Федеральная налоговая служба (ФНС) | Подозрение в уклонении от уплаты налогов, запрос сотрудника о проверке | Трудовые договоры, договоры ГПХ, договоры с самозанятыми |
| Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) | Плановые и внеплановые проверки соблюдения ТК РФ | Трудовые договоры, коллективные договоры, трудовые книжки |
| Прокурорский надзор | Жалобы работников, сообщения о массовых нарушениях | Все виды трудовых и гражданско‑правовых договоров |
| Трудовая инспекция | Контроль за соблюдением охраны труда, условий труда | Трудовые договоры, документы по охране труда |
Порядок проведения проверки
- Инициирование проверки. Может быть:
- по заявлению сотрудника (например, в ФНС);
- в рамках плановой проверки (Роструд, инспекция труда);
- по результатам аудита или судебного решения.
- Уведомление работодателя. Официальное извещение с указанием:
- даты и времени выезда проверяющих;
- перечня требуемых документов (трудовой договор, расчётные листки, платежные ведомости и др.).
- Сбор и проверка документов. Проверяющий сравнивает:
- условия договора с реальными условиями труда;
- наличие обязательных реквизитов (дата, подписи, указание должности, оклада, режима рабочего времени);
- соответствие оплаты труда требованиям ТК РФ и налогового законодательства.
- Выезд на место работы. При необходимости проверяющий осматривает:
- рабочее место;
- документы в бухгалтерии;
- трудовую книжку сотрудника.
- Составление акта. По результатам проверки составляется акт (см. раздел Структура акта).
- Подписание и передача акта. Акт подписывается проверяющим и вручается работодателю. При наличии нарушений – выносится предписание с указанием сроков устранения.
Какие документы запрашивают
Список типовых документов, которые могут быть запрошены в рамках проверки:
- Трудовой договор (в оригинале и копиях);
- Дополнительные соглашения к трудовому договору;
- Трудовая книжка (страницы с записью о приёме, переводе, увольнении);
- Расчётные листки (платёжные ведомости) за последние 12 месяцев;
- Справки о доходах (форма 2‑НДФЛ);
- Документы, подтверждающие уплату страховых взносов (форма 1‑ДФ);
- Приказы о приёме, переводе, увольнении;
- Договоры с самозанятыми и ГПХ (для выявления признаков трудовых отношений);
- Документы, подтверждающие наличие рабочего места (план помещения, акты приёма‑сдачи).
В случае, если проверка проводится ФНС, часто запрашивают также банковские выписки, подтверждающие перечисление заработной платы.
Структура акта проверки
Официальный акт обычно состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование проверяющего органа, дата, номер акта, реквизиты проверяющего. |
| Основание проверки | Указание нормативного акта, на основании которого проводится проверка (например, ст. 311 ТК РФ, подпункт 4 пункта 2 статьи 84 НК РФ). |
| Объект проверки | Перечень проверяемых договоров, ФИО сотрудника, название организации. |
| Проведённые действия | Краткое описание проведённых мероприятий: осмотр документов, интервью с работником, проверка расчётных листов. |
| Результаты проверки | Выявленные факты: наличие/отсутствие трудовых признаков, соответствие условий договора законодательству. |
| Рекомендации и предписания | Если нарушения обнаружены – указание конкретных мер (переработка договора, уплата недоимки, восстановление прав работника) и сроки их выполнения. |
| Подписи | Подпись проверяющего, печать организации, подпись представителя работодателя (при согласовании). |
В некоторых случаях к акту прилагаются приложения – копии проверяемых документов, фотографии, аудио‑записи интервью.
Последствия выявленных нарушений
- Штрафы и пени. За отсутствие трудового договора, если отношения квалифицируются как трудовые, ФНС может наложить штраф до 5 % от суммы недоимки, а Роструд – штраф за нарушение ТК РФ (от 5 000 до 200 000 рублей).
- Восстановление прав работника. При признании договора гражданско‑правовым, но фактически трудовым, работнику могут быть предоставлены:
- оплата отпускных и больничных;
- выплата компенсаций за неиспользованный отпуск;
- восстановление в должности.
- Уголовная ответственность. При умышленном сокрытии трудовых отношений (массовая подмена договоров) может наступить уголовная ответственность (ст. 185.1 УК РФ).
- Репутационные риски. Публичные проверки могут негативно отразиться на имидже компании, особенно если речь идёт о крупных работодателях.
Рекомендации работодателям
Вести правильный документооборот
Каждый сотрудник должен иметь подписанный трудовой договор с указанием всех обязательных реквизитов (должность, оклад, график работы, условия испытательного срока). Договоры следует хранить в электронном виде в системе документооборота, а также в бумажном виде в отделе кадров.
Проводить регулярный аудит договоров
Раз в полгода рекомендуется проверять, соответствуют ли текущие договоры требованиям ТК РФ и НК РФ. При обнаружении несоответствий – вносить поправки.
Разделять трудовые и гражданско‑правовые отношения
Если работа выполняется по договору ГПХ или с самозанятым, убедитесь, что отсутствуют признаки трудовых отношений:
- регулярный график работы;
- подчинение внутреннему распорядку предприятия;
- использование оборудования и ресурсов работодателя;
- оплата «по факту» без фиксированного оклада.
Использовать сервисы онлайн‑проверки
С 2024 года Роструд разрабатывает онлайн‑сервис проверки трудовых договоров. Через него можно быстро проверить наличие обязательных пунктов и получить рекомендацию по доработке.
Обучать персонал отдела кадров
Регулярные семинары по изменениям в ТК РФ и НК РФ позволяют избежать ошибок при заключении и оформлении договоров.
Своевременно уплачивать страховые взносы и налоги
Неправильные расчёты могут стать причиной налоговой проверки. Используйте автоматизированные бухгалтерские системы, которые формируют форму 1‑ДФ и 2‑НДФЛ автоматически.
Часто задаваемые вопросы
Почему налоговая служба может потребовать трудовой договор?
Налоговая проверяет наличие трудовых отношений, чтобы убедиться, что все выплаты подлежат налогообложению и уплате страховых взносов. При подозрении, что договор ГПХ фактически является трудовым, налоговая запрашивает оригинал договора.
Можно ли заменить договор ГПХ на трудовой без согласия работника?
Нет. Любое изменение условий труда должно быть согласовано с работником и оформлено надлежащим образом (дополнительное соглашение или новый трудовой договор).
Что делать, если в акте указаны ошибки?
Работодатель имеет право подать апелляцию в течение 10 дней с момента получения акта. В апелляции следует указать конкретные замечания и приложить подтверждающие документы.
Как быстро получить копию акта проверки?
По закону акт предоставляется в течение 5 рабочих дней после его составления. При запросе через электронный портал ФНС или Роструда копию можно получить в электронном виде.
Какие признаки указывают на то, что договор с самозанятым следует признать трудовым?
Ключевые признаки:
- постоянный график работы, установленный работодателем;
- подчинение внутренним инструкциям и правилам предприятия;
- использование оборудования и материалов работодателя;
- оплата фиксированного оклада, а не за выполненный объём работ.
Акты по проверкам трудовых договоров – важный инструмент контроля за соблюдением трудового и налогового законодательства. Правильное оформление договоров, регулярный внутренний аудит и своевременное реагирование на запросы контролирующих органов позволяют минимизировать риски штрафов, восстановительных выплат и репутационных потерь.
Помните, что превентивные меры (внедрение онлайн‑сервисов проверки, обучение кадрового персонала, чёткая дифференциация трудовых и гражданско‑правовых отношений) являются самым эффективным способом избежать проблем с актами проверок.
Статья подготовлена на основе открытых источников (ТК РФ, НК РФ, материалы ФНС, Роструда, ТАСС) и актуальна на дату .