Акт сверки взаиморасчетов – это официальный документ, подтверждающий, что обе стороны (ваша организация и контрагент) согласовали остатки по взаимным обязательствам на определённую дату. Он используется для устранения разногласий, подтверждения корректности бухгалтерских остатков и подготовки к дальнейшим операциям (погашению задолженности, передаче активов и т.д.);

Что такое акт сверки?

Акт сверки – это письменное подтверждение факта сверки взаимных требований между двумя сторонами. В нём фиксируются:

• Список договоров, по которым проводилась сверка.
• Дата сверки и дата, к которой рассчитаны остатки.
• Подписи и печати сторон, подтверждающие согласие с результатами.

Согласно СБИС и Контур.НДС, в табличной части указываются:

• Сумма задолженности в пользу вашей организации (если итоговое сальдо дебетовое) или в пользу контрагента (если итоговое сальдо кредитовое).
• Конечная дата периода сверки.

Зачем нужен акт сверки?

• Подтверждает корректность бухгалтерских остатков.
• Снижает риск возникновения конфликтов при последующих расчетах.
• Обеспечивает юридическую защиту обеих сторон.
• Упрощает аудит и контроль со стороны налоговых органов.

Как составить акт сверки?

1. Соберите данные – получите выписки по всем договорам, по которым проводилась сверка, за выбранный период.
2. Определите дату сверки – это конечная дата, к которой считаются остатки.
3. Заполните табличную часть – укажите договор, дату, сумму дебета, сумму кредита, итог и примечание.
4. Сформируйте итоговую часть – укажите общую сумму задолженности в пользу каждой стороны.
5. Подготовьте сопроводительное письмо – в нём укажите цель акта, дату, адресата и краткое резюме.
6. Подпишите и печатайте – обе стороны подписывают акт, ставят печати.
7. Отправьте акт – по согласованному каналу (письмо, электронная почта, портал).

Образец акта сверки

Ниже приведён пример шаблона, который можно адаптировать под свои нужды. Он включает таблицу с деталями договоров и итоговую часть.

На дату сверки сумма задолженности в пользу нашей организации составляет 20 000 руб. (дебет). Сумма задолженности в пользу контрагента – 0 руб.

Подписи и печати:

Сопроводительное письмо к акту сверки

В письме необходимо уточнить цель, дату и адресата. Ниже пример шаблона:

Уважаемый(ая) [ФИО/название организации]!

В соответствии с договором №[номер] от [дата], а также в рамках взаимной сверки расчетов за период с [дата начала] по [дата окончания], прилагаем акт сверки взаиморасчетов. Просим внимательно проверить данные и подтвердить согласие с результатами в течение 10 рабочих дней.

С уважением,

[ФИО, должность]
[Название организации]
Тел.: [номер]
Email: [email]

Как действовать при расхождениях?

• Если вы не согласны с результатами акта, подпишите акт с разногласиями.
• Отправьте свой вариант документа в ответ.
• Проведите дополнительную сверку, уточните данные.
• При необходимости, привлеките аудитора.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли обязать контрагента подписывать акт сверки? – Да, если в договоре предусмотрено обязательство сверки. В противном случае, акт подписывается по взаимному согласию.
2. Что делать, если в акте указана неверная сумма? – Подпишите акт с разногласиями и отправьте исправленный вариант.
3. Как хранить акт сверки? – В электронном виде в системе учёта (например, Контур;НДС) и в бумажном архиве.

Акт сверки – ключевой документ для поддержания прозрачности взаиморасчетов. Следуйте пошаговой инструкции, используйте проверенный образец и не забывайте о взаимном согласовании результатов. Это поможет избежать конфликтов, ускорит процесс погашения задолженностей и обеспечит юридическую защиту.

Для скачивания готового шаблона в формате .doc или .pdf воспользуйтесь ссылками в разделе «Образцы» на портале СБИС или Контур.НДС.